Um Einheitlichkeit, Effizienz und qualitativ hochwertige Ergebnisse in allen digitalen Plattformen und Kommunikationskanälen von PALFINGER sicherzustellen, werden in diesem Abschnitt die Standards für die Erstellung, Verwaltung und Bereitstellung von Medien-Assets definiert.
Er enthält klare Leitlinien zu rechtlichen Anforderungen, technischen Spezifikationen, Metadatenanforderungen und Dateibenennungskonventionen ebenso wie zu Richtlinien für Lieferung und Nutzung. Diese Standards sollen eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen internen Teams, regionalen Marketingeinheiten und externen Partnern und Agenturen zu unterstützen.
Durch die Einhaltung dieser Richtlinien tragen Sie dazu bei sicherzustellen, dass Ressourcen leicht zu finden, korrekt strukturiert, technisch und rechtlich konform sind und für die Nutzung in Systemen wie dem Brand Portal, dem Media Portal (DAM) und anderen verbundenen Plattformen bereit sind. Die konsequente Anwendung dieser Standards verbessert außerdem die Auffindbarkeit, reduziert Redundanzen und ermöglicht ein skalierbares, effizientes Asset-Management.
Rechtliche Anforderungen für Medienproduktionen und -nutzung
Standardisierte Vorlagen für alle erforderlichen rechtlichen Dokumente (z. B. Einwilligungsformulare, Vereinbarungen zur Freigabe von Medienrechten) werden unten bereitgestellt.
Wenn Sie Hilfe benötigen, bitte:
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1. Verwendung von Bildern und Aufnahmen von Personen
Die Nutzung, Veröffentlichung oder Verbreitung von Porträts, Fotografien, Videoaufnahmen oder sonstigen Medien, auf denen identifizierbare Personen abgebildet sind, darf die Persönlichkeitsrechte oder berechtigten Interessen der abgebildeten Personen nicht verletzen, insbesondere im Zusammenhang mit Werbung und kommerzieller Kommunikation.
- Für jede Nutzung oder Veröffentlichung ist eine ausdrückliche Zustimmung erforderlich.
- Die Zustimmung muss vor der Produktion oder Veröffentlichung eingeholt und in einer formellen Einwilligungserklärung (Model Release) dokumentiert werden.
- Bei PALFINGER ist eine schriftliche, umfassende und rechtsgültige Vereinbarung obligatorisch, insbesondere für Anwendungszwecke in Marketing und Werbung
2. Eigentum, Objekte und identifizierbare Elemente
Obwohl die rechtlichen Anforderungen hinsichtlich der Darstellung von Eigentum (z. B. Gebäuden, Objekten, Privatgrundstücken) in deutschsprachigen Rechtsordnungen begrenzt sind, ist weiterhin Vorsicht geboten.
- Gegebenenfalls sollte die Genehmigung der Grundstückseigentümer eingeholt werden, insbesondere für die gewerbliche Nutzung.
- Wenn die Einwilligung nicht eindeutig bestätigt werden kann, müssen potenziell sensible oder identifizierbare Elemente anonymisiert werden, darunter:
- Kennzeichen
- Namen auf Schildern oder Gebäuden
- Logos oder geschützte Elemente, die nicht Eigentum von PALFINGER sind
- Solche Elemente müssen in der Nachbearbeitung entfernt oder unkenntlich gemacht werden, wenn die Rechte unklar sind.
Diese Vorlagen müssen verwendet werden, um die Einhaltung sicherzustellen:
3. Beauftragung externer Partner
(Agenturen, Fotografen, Produktionsfirmen)
Bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern ist es unerlässlich, die vollständige rechtliche Kontrolle über die produzierten Medieninhalte zu sichern.
- Verträge müssen sicherstellen, dass PALFINGER Folgendes erhält:
- Exklusive Nutzungsrechte
- Unbegrenzte Rechte in Bezug auf Zeitraum, Geografie und Umfang
- Rechte, die beides abdecken:
- Finale Ergebnisse (inkl. Bearbeitungsrecht)
- RAW-Dateien und Projektdaten (inkl. Bearbeitungsrecht)
- Diese Anforderungen müssen:
- In der Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP)/(RFQ) enthalten sein
- Formell in einer Vereinbarung zur Klärung der Medienrechte dokumentiert werden
Dieser Ansatz gewährleistet, dass Medieninhalte von PALFINGER in allen Kanälen ohne Einschränkungen verwendet, angepasst, verteilt und veröffentlicht werden können.
4. Lizenzierung und Inhalte von Drittanbietern
- Alle Inhalte von Drittanbietern (z. B. Archivmaterial, Musik, Begleitkommentare) müssen:
- Ordnungsgemäß lizenziert
- Vollständig dokumentiert
- Zusammen mit der Endproduktion geliefert werden
- Lizenzvereinbarungen müssen folgendes klar definieren:
- Anwendungsbereich
- Einschränkungen (falls vorhanden)
- Dauer und Gebiet
- Die vollständige Dokumentation muss im Paket zur Klärung der Medienrechte enthalten sein.
Diese Vorlagen müssen verwendet werden, um die Einhaltung sicherzustellen:
Compliance- und Genehmigungsprozess
Um die vollständige Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten gilt:
- Alle erforderlichen Dokumente müssen vor der Veröffentlichung vollständig ausgefüllt und verfügbar sein, einschließlich:
- Einwilligungserklärungen
- Genehmigungen für Film- und Fotoaufnahmen
- Medienrechte und Lizenzvereinbarungen
- Vertraulichkeitsvereinbarungen / NDAs (falls zutreffend)
- Die endgültigen Assets unterliegen den Genehmigungsprozessen und Governance-Standards von PALFINGER, gemäß der Definition der Marketing und Communications Unternehmensrichtlinie, die im Group Policy System zu finden ist.
- PALFINGER behält sich das Recht vor, nicht konforme Medieninhalte abzulehnen, zu entfernen oder deren Löschung zu verlangen.
Technische Spezifikationen
Um eine gleichbleibend hohe Qualität, Anwenderfreundlichkeit und optimale Systemverarbeitung sicherzustellen, müssen alle gelieferten Medien-Assets die folgenden Format- und Qualitätsstandards erfüllen.
Bilder (Fotos):
- Druckqualität
- Erforderliche Formate: JPEG (bevorzugt) oder TIFF
- Auflösung und Seitenverhältnis: Original (keine Herunterskalierung) bzw. wie gewünscht
- Qualität: Nur hochwertige Komprimierung (keine sichtbaren Artefakte)
- Pixeldichte: Vorzugsweise 300 dpi (Punkte pro Zoll)
Das Hochladen hochauflösender Dateien in unser Media Portal ermöglicht es dem System, automatisch optimierte Versionen für verschiedene Anwendungsfälle zu generieren (z. B. Web, Print und andere Formate).
Bitte beachten Sie:
- Bilder mit niedriger Auflösung / geringer Pixeldichte sind nicht für hochwertige Druckanwendungen geeignet
- Ausnahmen können für Assets gelten, die ausschließlich für spezifische digitale Anwendungszwecke vorgesehen sind, wie zum Beispiel:
- Symbole
- Miniaturansichten
- Designmodule oder UI-Elemente
Videos:
- Erforderliches Format: H.264-codierte .mp4
- Auflösung und Bildrate: Angeforderte Auflösung und Bildrate (z. B. 16:9, UHD, 50 fps)
- Kodierungsstandard für YouTube: Videos müssen den von YouTube empfohlenen Kodierungseinstellungen entsprechen
Optional (Hochwertige Quelldateien):
Sie sollten zusätzlich Folgendes bereitstellen können:
- Apple ProRes 4:2:2 (HQ) – .mov
Diese Dateien können für die High-End-Bearbeitung, Archivierung oder für zukünftige Produktionsanforderungen verwendet werden.
Allgemeines Prinzip
Laden Sie finale, produktionsreife Medieninhalte immer in der höchstmöglichen verfügbaren Qualität hoch. Dies gewährleistet:
- Maximale Flexibilität für zukünftige Anwendungsfälle
- Zuverlässige automatisierte Konvertierung in verschiedene Formate
- Konsistente Marken- und Produktionsqualität über alle Kanäle hinweg
Metadaten
Um Transparenz, Nachverfolgbarkeit und ein ordnungsgemäßes Rechtemanagement sicherzustellen, müssen alle Medieninhalte vollständige und korrekte Metadaten zu ihrer Herkunft und ihrer Eigentümerschaft enthalten.
- Die folgenden Informationen müssen bereitgestellt und (wo möglich) in die Asset-Metadaten eingebettet und/oder in begleitenden Dateien dokumentiert werden:
- Ersteller/Urheber/Autor (z. B. Fotograf, Videograf, Agentur)
- Urheberrechtsinhaber/Rechteinhaber (z. B. PALFINGER AG oder Dritte)
- Produktionsfirma/Lieferant
- Produktionsdatum
- Informationen zu Nutzungsrechten (z. B. exklusive, zeitlich begrenzte, lizenzierte Inhalte)
- Lizenzangaben für alle Elemente von Drittanbietern (z. B. Stockbilder, Musik)
- Metadaten sollten wie folgt sein:
- Direkt im Asset gespeichert (z. B. EXIF/IPTC/XMP-Metadaten)
- Im Digital Asset Management System (DAM) konstant gepflegt
- Beim Hochladen in das Media Portal (DAM):
- Alle Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden.
- Benennungskonventionen und Tagging-Standards müssen eingehalten werden
- Fehlende oder unvollständige Rechteinformationen müssen vor der Veröffentlichung geklärt werden!
- Korrekte Metadaten ermöglichen PALFINGER Folgendes:
- Die Herkunft der Assets nachverfolgen
- Nutzungsrechte und Lizenzen prüfen
- Effizient auf Urheberrechtsansprüche oder rechtliche Anfragen reagieren
- Sicherstellen, dass interne Anforderungen an Governance und externe rechtliche Anforderungen eingehalten werden.
Dateibenennungskonventionen
Die Standard-Benennungsstruktur für Fotos, Videos, Grafikdateien usw.:
- PALFINGER_product_line_model_YYYYMM
- PALFINGER_product_or_service_YYYYMM
- PALFINGER_event_location_YYYYMM
- PALFINGER_topic_add_info_YYYYMM
- PALFINGER_portrait_name_YYYYMM
Bitte beachten Sie:
- Für die Benennung von Dateien wird empfohlen, „PALFINGER“ als Bestandteil des Dateinamens einzubeziehen, da heruntergeladene Dateien ihre ursprünglichen Namen behalten.
Dadurch wird sichergestellt, dass Assets auch dann eindeutig als PALFINGER Materialien erkennbar bleiben, wenn sie extern weitergegeben oder außerhalb unserer Systeme verwendet werden. - Die Verwendung von Unterstrichen und Bindestrichen umgeht Probleme in vielen digitalen Umgebungen und verbessert die Kompatibilität.
- Das Format JJJJMM für Datumsangaben ermöglicht die automatische chronologische Sortierung von Dateien.
- Fügen Sie Sequenznummern (001, 002, 003, ...) am Ende des Dateinamens hinzu, um verschiedene Dateien in einer Serie zu unterscheiden.
- Fügen Sie bei Bedarf das Versionssuffix (_v01) hinzu.
- Lassen Sie Namen immer aussagekräftig, aber kurz.
Beim Benennen von Assets im Media Portal (DAM) über den Asset-Titel nach dem Hochladen ist es jedoch weder notwendig noch sinnvoll, dem Titel „PALFINGER“ hinzuzufügen. Den Anwendern im System ist bereits klar, dass sie mit PALFINGER Assets arbeiten. Bitte fügen Sie „PALFINGER“ nicht in Asset-Titel ein, nachdem Sie Dateien in das Media Portal hochgeladen haben. Asset-Titel im Media Portal sollten so kurz, klar und präzise wie möglich sein.
Asset-Titel im Media Portal können folgendermaßen definiert werden:
- Product Line Model Location
- Event Name Location YYYY
- Portrait First Name Last Name YYYY
Media Portal Upload
Wenn Sie ein Marketer oder Geschäftspartner sind (z. B. eine Agentur, ein Medienproduktionsunternehmen oder ein Fotograf und für die Bereitstellung genehmigter und finaler Medieninhalte verantwortlich sind, laden Sie bitte Ihre Dateien hier nach der Registrierung in das Media Portal (DAM) hoch. Ihre Uploads werden von einem PALFINGER-Editor geprüft und gegebenenfalls veröffentlicht.
